Entgelttransparenz Gap-Analyse: Kostenlose Vorlage (Excel)

Entgelttransparenz Gap-Analyse: Kostenlose Vorlage (Excel)

Kurzantwort: Diese kostenlose Gap-Analyse-Vorlage zur EU-Entgelttransparenz ist ein herunterladbares XLSX (plus PDF-Leitfaden und maschinenlesbares Markdown; die herunterladbaren Dateien sind auf Deutsch verfügbar), das die Gender-Pay-Gap-Kennzahlen berechnet, die Artikel 9 der Richtlinie (EU) 2023/970 verlangt — mittlere und mediane Gefälle bei Grund- und variablem Entgelt, Quartilverteilung und das Gefälle je Beschäftigtenkategorie —, jede Kategorie markiert, die die 5%-Schwelle des Artikels 10 überschreitet, die objektive Rechtfertigungsanalyse nachhält und das sechsmonatige Abhilfefenster herunterzählt, das entscheidet, ob eine gemeinsame Entgeltbewertung verpflichtend wird. Enthalten sind ein durchgerechnetes Beispiel, die vollständige Checkliste nach Artikel 10 Abs. 2 und die Berichtsparallelen für UK und Norwegen.

Die Mechanik ist wichtiger, als sie aussieht. Der 5%-Trigger wird je Beschäftigtenkategorie geprüft, nicht unternehmensweit — ein komfortables Gesamtgefälle von 2 % kann eine 9%-Lücke in einer einzelnen Jobfamilie verdecken, und diese eine Kategorie kann Sie in eine verpflichtende gemeinsame Entgeltbewertung mit den Arbeitnehmervertretern bringen. Die Vorlage ist um genau diesen Fehlermodus herum gebaut: zuerst die Analyse auf Kategorieebene, dann die unternehmensweiten Kennzahlen, und eine Trigger-Logik, die die drei kumulativen Bedingungen der Richtlinie abbildet statt der verbreiteten Kurzformel „5 % heißt Audit“.

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Die wichtigsten Erkenntnisse

• Sieben Artikel-9-Kennzahlen, eine Datei. Mittlere und mediane Gefälle (Grundentgelt und ergänzende/variable Bestandteile), die Anteile der Frauen und Männer mit variablen Bestandteilen, die Quartilverteilung und das Gefälle je Kategorie — der vollständige Datensatz des ersten Berichts, fällig zum 7. Juni 2027 für Arbeitgeber mit 150+ Beschäftigten (jährlich ab 250+; 100–149 folgen zum 7. Juni 2031).
• Der Trigger sind drei Bedingungen, nicht eine. Eine gemeinsame Entgeltbewertung wird nur verpflichtend, wenn ein Kategorie-Gefälle ≥5 % beträgt, nicht gerechtfertigt werden kann durch objektive geschlechtsneutrale Kriterien und nicht innerhalb von sechs Monaten nach Berichtsvorlage behoben wird. Die Vorlage verfolgt alle drei je Kategorie — einschließlich des Abhilfe-Countdowns, den die meisten Tracker ignorieren.
• Kategorien entscheiden über die Compliance. Die Analyse steht und fällt mit der Definition der Beschäftigtenkategorien (gleiche oder gleichwertige Arbeit, auf objektiven geschlechtsneutralen Kriterien). Die Vorlage erzwingt ein explizites Kategorienregister vor jeder Gefälle-Rechnung.
• Die Umsetzung ist ein Flickenteppich. Die Umsetzungstracker vom Juli 2026 führen nur Italien, die Slowakei, Litauen und Malta als fristgerecht umgesetzt zum Stichtag 7. Juni 2026; Deutschland hat die Frist verpasst und peilt ein Gesetz für Anfang 2027 an, die Niederlande und Frankreich den 1. Januar 2027. Der Zeitplan der Richtlinie bleibt der Anker — auf das nationale Gesetz zu warten ist der Weg, das Datenjahr 2026 zu verlieren.
• UK und Norwegen weichen bewusst ab. Das UK-Regime nach dem Equality Act (250+, sechs Kennzahlen, Stichtage im März/April) und Norwegens ARP (50+, zweijährliche Entgeltkartierung nach Geschlecht und Gleichwertigkeit) sind an manchen Stellen enger, an anderen weiter — das Jurisdiktionsblatt der Vorlage kartiert die Unterschiede, damit paneuropäische HR-Teams eine einzige Analyse fahren.

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Was in der Vorlage steckt

Das XLSX enthält sechs Blätter mit vorverdrahteten Formeln und Dropdowns; das PDF ist ein Feldleitfaden; die MD-Variante trägt die vollständige Logik für KI-Agenten-Workflows.

1. Kategorienregister & Gap-Analyse

Eine Zeile pro Beschäftigtenkategorie — der analytische Kern:

Feld	Beispiel	Grundlage
Kategorie (gleiche / gleichwertige Arbeit)	Software Engineering — Grade 3	Art. 9 Abs. 1 Buchst. g, Art. 4
Definitionskriterien	Kompetenzen, Belastung, Verantwortung, Arbeitsbedingungen	Art. 4 Abs. 4
Kopfzahl F / M	14 / 23	Art. 10 Abs. 2 Buchst. a
Durchschnittliches Grundentgelt F / M	68.400 € / 73.900 €	Art. 9 Abs. 1 Buchst. g
Durchschnittliche variable Bestandteile F / M	4.100 € / 6.050 €	Art. 9 Abs. 1 Buchst. g
Gefälle Grundentgelt % (berechnet)	7,4 %	—
≥5%-Flag (berechnet)	JA	Art. 10 Abs. 1 Buchst. a
Objektive Rechtfertigungsanalyse	In Analyse / Gerechtfertigt / Nicht gerechtfertigt	Art. 10 Abs. 1 Buchst. b
Berichtsdatum + Abhilfefrist (berechnet, +6 Monate)	2027-06-07 → 2027-12-07	Art. 10 Abs. 1 Buchst. c
Gemeinsame Entgeltbewertung erforderlich (berechnet)	≥5 % UND nicht gerechtfertigt UND nicht behoben	Art. 10 Abs. 1

2. Artikel-9-Berichtskennzahlen

Der unternehmensweite Berichtsdatensatz: mittleres und medianes geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle beim Grundentgelt, mittleres und medianes Gefälle bei ergänzenden/variablen Bestandteilen und die Anteile weiblicher und männlicher Beschäftigter mit ergänzenden oder variablen Bestandteilen — mit gewichteten Mittelwert-Formeln aus dem Kategorienregister und Eingabezellen für die Mediane (die Ihre rohe Gehaltsverteilung brauchen, keine Kategoriedurchschnitte; das Blatt sagt das offen, statt etwas vorzutäuschen).

3. Quartilverteilung

Die vier gleich großen Entgeltbänder mit Frauen-/Männerzahlen und berechneten Anteilen je Quartil — Artikel 9 Abs. 1 Buchst. f, und die Kennzahl, die vertikale Segregation am ehesten sichtbar macht, die Durchschnitte verbergen.

4. Checkliste zur gemeinsamen Entgeltbewertung

Die sieben Elemente des Artikels 10 Abs. 2 als nachverfolgte Checklistenzeilen mit Status-Dropdowns — Geschlechterzusammensetzung je Kategorie, durchschnittliche Entgelthöhen inkl. variabler Bestandteile, festgestellte Unterschiede, gemeinsam festgelegte objektive Gründe, der Anteil der Entgeltverbesserungen nach familienbezogenem Urlaub, Abhilfemaßnahmen und die Bewertung einer etwaigen früheren Entgeltbewertung.

5. Berichtszeitplan & Jurisdiktionen

Schwellen und Fristen vorgeladen: 250+ jährlich ab 7. Juni 2027; 150–249 dreijährlich ab 7. Juni 2027; 100–149 dreijährlich ab 7. Juni 2031 — plus Flags für nationale Abweichungen (Slowakeis 15.-April-Frist; der deutsche Zeitplan; NL/FR-Ziele 1. Januar 2027) und die UK- und Norwegen-Zeilen für die gruppenweite Planung.

6. Durchgerechnetes Beispiel

Eine vollständige Analyse für die fiktive Aurora Software GmbH (320 Beschäftigte, 7 Kategorien) — einschließlich einer Kategorie, die die 5%-Linie überschreitet, ihrer Rechtfertigungsanalyse und der Abhilfefenster-Entscheidung, sodass die Trigger-Logik von Anfang bis Ende demonstriert wird.

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So nutzen Sie diese Vorlage

1. Zuerst Kategorien definieren. Bauen Sie das Kategorienregister aus Ihrer Job-Architektur — gleiche oder gleichwertige Arbeit, auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien (Kompetenzen, Belastung, Verantwortung, Arbeitsbedingungen). Dieser Schritt entscheidet, ob Ihre Analyse einer Prüfung standhält; Gefälle-Rechnungen auf willkürlichen Gruppierungen sind Nacharbeit mit Ansage.
2. Entgeltdaten je Kategorie laden. Durchschnittliches Grundentgelt und durchschnittliche ergänzende/variable Bestandteile, nach Geschlecht getrennt, je Kategorie. Erfassen Sie jeden Bestandteil — Boni, Zulagen und Sachleistungen zählen mit.
3. Die Flags lesen. Das Blatt berechnet das Gefälle jeder Kategorie und markiert ≥5 %. Führen Sie für jede markierte Kategorie die Rechtfertigungsanalyse durch: Lässt sich der Unterschied vollständig durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien erklären?
4. Das Abhilfefenster nutzen. Für ungerechtfertigte Lücken haben Sie sechs Monate ab Berichtsvorlage, um abzuhelfen, bevor die gemeinsame Entgeltbewertung verpflichtend wird. Die berechnete Fristspalte macht aus diesem Fenster einen Projektplan statt einer Überraschung.
5. Das Artikel-9-Blatt vervollständigen. Füllen Sie die unternehmensweiten Kennzahlen und Quartile für den Bericht selbst und gleichen Sie sie mit Ihrer Kategorie-Story ab, bevor irgendetwas eingereicht wird.
6. Im Berichtsrhythmus wiederholen. Jährlich ab 250+, dreijährlich darunter — und nach jeder Umstrukturierung, die Kategorien verändert.

Für die Berichtspflichten über alle drei europäischen Regime hinweg lesen Sie unseren Leitfaden zum Gender Pay Gap Reporting; für die Richtlinie selbst — Verbot der Gehaltshistorien-Abfrage, Offenlegung von Gehaltsspannen, Auskunftsrechte — den Leitfaden zur EU-Entgelttransparenzrichtlinie.

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Rechtsgrundlage

• Artikel 9, Richtlinie (EU) 2023/970 — Gender-Pay-Gap-Berichterstattung für Arbeitgeber mit 100+ Beschäftigten: die sieben Kennzahlen einschließlich des Gefälles je Kategorie (Art. 9 Abs. 1 Buchst. a–g), mit ersten Berichten bis zum 7. Juni 2027 (250+, danach jährlich; 150–249, danach dreijährlich) und zum 7. Juni 2031 (100–149, dreijährlich).
• Artikel 10, Richtlinie (EU) 2023/970 — gemeinsame Entgeltbewertung, in Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretern, wenn alle drei Bedingungen des Artikels 10 Abs. 1 erfüllt sind (≥5 % Kategorie-Gefälle, keine objektive geschlechtsneutrale Rechtfertigung, keine Abhilfe innerhalb von sechs Monaten nach Berichtsvorlage); Inhalt nach Artikel 10 Abs. 2 Buchst. a–g.
• Artikel 4, Richtlinie (EU) 2023/970 — gleiche und gleichwertige Arbeit: Kategorien müssen auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien ruhen, einschließlich Kompetenzen, Belastung, Verantwortung und Arbeitsbedingungen.
• Umsetzungsstand (Juli 2026): Die Frist lief am 7. Juni 2026 ab; nach den Umsetzungstrackern der Kanzleien vom Juli 2026 haben Italien, die Slowakei, Litauen und Malta fristgerecht umgesetzt, während die meisten Mitgliedstaaten Gesetze für 2027 anpeilen und die Kommission Vertragsverletzungsschritte für verspätete Umsetzung signalisiert hat. Wer gegen nationale Gesetze statt gegen die Datenjahre der Richtlinie plant, plant, zu spät zu sein.

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Deutschland: Umsetzungsstand Juli 2026

Deutschland hat die Umsetzungsfrist zum 7. Juni 2026 verpasst — und Stand Juli 2026 liegt kein veröffentlichter Referentenentwurf vor; der Abschlussbericht der Expertenkommission zur Novellierung des Entgelttransparenzgesetzes erschien im November 2025. Das Umsetzungsgesetz, das das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) reformiert, wird voraussichtlich Anfang 2027 in Kraft treten, mit Berichtspflichten und erweiterten Auskunftsrechten, die signalisiert ab Juni 2028 greifen sollen. Bis dahin gilt das aktuelle EntgTranspG: der individuelle Auskunftsanspruch nur in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten, die Berichtspflicht nur ab mehr als 500 (lageberichtspflichtige Unternehmen nach HGB). Die Richtlinie drückt die Schwelle für die Berichterstattung auf 100+ und beseitigt die 200-Beschäftigten-Grenze beim Auskunftsrecht. Die praktische Konsequenz für deutsche Arbeitgeber: Bauen Sie die Analyse je Entgeltkategorie auf dem Kalender der Richtlinie auf — Datenjahr 2026, erste Berichte zum 7. Juni 2027 —, nicht auf dem des deutschen Entwurfs. Wer auf das deutsche Gesetz wartet, hat das Datenjahr 2026 bereits verloren, wenn es kommt.

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UK, Norwegen und der EWR

UK: Die Richtlinie gilt nicht, aber Gender-Pay-Gap-Reporting ist seit 2017 unter den Verordnungen zum Equality Act 2010 verpflichtend — Arbeitgeber mit 250+ Beschäftigten veröffentlichen sechs Kennzahlen (mittleres/medianes Stundenentgeltgefälle, mittleres/medianes Bonusgefälle, Bonusanteile, Quartile) zu Stichtagen am 31. März (meiste öffentliche Stellen) bzw. 5. April. Zwei Unterschiede zählen für die gruppenweite Analyse: Das UK-Regime kennt keinen Kategorie-Test und keinen Trigger für eine gemeinsame Bewertung, und seine Quartilmethode ist vorgeschrieben. Die britische Regierung hat zugesagt, die verpflichtende Berichterstattung über die Equality (Race and Disability) Bill auf Ethnizitäts- und Behinderungs-Entgeltlücken großer Arbeitgeber auszuweiten. UK-Konzerne mit EU-Gesellschaften erfüllen die Richtlinie in diesen Mitgliedstaaten ohnehin.

Norwegen / EWR: Norwegens aktivitets- og redegjørelsesplikten (ARP) verlangt bereits von allen öffentlichen Arbeitgebern und privaten Arbeitgebern mit 50+ Beschäftigten (20–49 auf Verlangen der Arbeitnehmervertreter) alle zwei Jahre eine Entgeltkartierung (lønnskartlegging) nach Geschlecht und gleichwertiger Arbeit mit Veröffentlichung in der Gleichstellungserklärung. Die Richtlinie ist EWR-relevant, und die Regierung kündigte im November 2025 den Beginn der Umsetzungsarbeiten an; bis zur Übernahme bleibt die ARP das verbindliche Regime — mit niedrigerer Kopfzahlschwelle als die Richtlinie, aber ohne deren präskriptive Kennzahlen oder den 5%-Trigger. Die Kategorie-Analyse der Vorlage erfüllt zugleich die Gleichwertigkeits-Logik der ARP-Kartierung.

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Von der jährlichen Panik zur stehenden Analyse

Das Design der Richtlinie bestraft Einmalübungen: Der Bericht ist periodisch, das Abhilfefenster kurz, und der Trigger der gemeinsamen Entgeltbewertung liest aus Daten, die Sie Monate zuvor eingereicht haben. Teams, die die Gap-Analyse als stehendes Register behandeln — Kategorien gepflegt, Entgeltdaten aufgefrischt, Flags quartalsweise geprüft —, gehen in jedes Berichtsjahr mit bereits getroffenen Entscheidungen. Für die Software-Seite dieses Workflows siehe unseren Vergleich von Entgeltgleichheits-Software; um Ihre Gleichstellungs- und Entgeltgleichheits-Position gegenüber Enterprise-Käufern neben Ihren übrigen Compliance-Nachweisen zu präsentieren, hält Orbiqs Trust-Center-Plattform die Dokumentation gesteuert und käuferbereit, mit EU-Datenresidenz. Die maschinenlesbare Markdown-Variante dieser Vorlage ist für KI-Agenten-Workflows unter /downloads/templates/de/eu-pay-transparency-gap-analysis.md verfügbar.

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Quellen & Referenzen

1. Richtlinie (EU) 2023/970 — EUR-Lex — Artikel 4, 9, 10
2. Europäische Kommission — EU-Maßnahmen für gleiches Entgelt — Überblick über Richtlinie und Rahmen der Entgeltgleichheit
3. Europäisches Parlament — Antwort der Kommission zur Umsetzungsfrist (E-10-2025-004018) — Frist bestätigt zum 7. Juni 2026, keine Verschiebung
4. Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) — Gesetze im Internet — das bis zur Umsetzung geltende deutsche Regime: Auskunftsanspruch ab 200+, Berichtspflicht ab 500+ Beschäftigten
5. UK-Regierung — Gender pay gap reporting: guidance for employers — UK-Kennzahlen, Stichtage, Schwellen
6. UK-Regierung — Zusage zur verpflichtenden Ethnizitäts- und Behinderungs-Entgeltberichterstattung — Richtung der Equality (Race and Disability) Bill
7. Lovdata — Likestillings- og diskrimineringsloven § 26 (ARP) — norwegische Aktivitäts- und Berichtspflicht, zweijährliche Entgeltkartierung